Alla handlingar som kommer in till, förvaras hos eller skapas av kommunen är allmänna. En handling kan till exempel vara brev, protokoll, e-post, film eller ljudinspelning. En handling är allmän även om den är adresserad till en enskild tjänsteman om det gäller en fråga som ska hanteras av kommunen.
Ta del av en handling
Om du vill ta del av en allmän handling kan du kontakta den nämnd som ansvarar för ärendet. Du kan också besöka Uppsala kommun för att ta del av allmänna handlingar.
Handlingar i kommunens diarium
För att se vilka allmänna handlingar som finns kan du söka i det kommungemensamma diariet. Där publiceras information om ärenden och allmänna handlingar som kommunens nämnder hanterar i det kommungemensamma diariet.
Handlingar i egna system
Vissa nämnder eller avdelningar hanterar större delen av sina ärenden och allmänna handlingar i egna verksamhetssystem. För att få reda på vilka handlingar som finns hos dessa kontaktar du respektive nämnd eller avdelning. De nämnder och avdelningar som har egna system är miljö- och hälsoskyddsnämnden, plan- och byggnadsnämnden, gatu- och samhällsmiljönämnden samt kommunala lantmäterimyndigheten.
Miljö- och hälsoskyddsnämnden
Ärenden hos miljö- och hälsoskyddsnämnden. Du kan antingen begära ut ärenden och handlingar ur ett enskilt ärende eller begära ut en postlista med information om ärenden och allmänna handlingar. Kontakta miljoforvaltningen@uppsala.se och ange vad du vill begära ut.
Plan- och byggnadsnämnden
Ärenden hos plan- och byggnadsnämnden. Du kan antingen begära ut ärenden och handlingar ur ett enskilt ärende eller begära ut en postlista med information om ärenden och allmänna handlingar. Kontakta plan-byggnadsnamnden@uppsala.se och ange vad du vill begära ut. Kontakta bestallning.allmanhandling@uppsala.se för bygglovshandlingar.
Gatu- och samhällsmiljönämnden
Ärenden avseende grävtillstånd, trafikanordningsplaner och markupplåtelser hos Gatu- och samhällsmiljönämnden. Du kan antingen begära ut ärenden och handlingar ur ett enskilt ärende eller begära ut en postlista med information om ärenden och allmänna handlingar. Kontakta gatu-samhallsmiljonamnden@uppsala.se och ange vad du vill begära ut.
Kommunala lantmäterimyndigheten
Ärenden hos kommunala lantmäterimyndigheten. Kontakta lantmaterimyndigheten@uppsala.se och ange vad du vill begära ut.
Äldre handlingar hos Stadsarkivet
Du kan också kontakta Stadsarkivet, som förvarar kommunens äldre handlingar.
Kontaktuppgifter till kommunens nämnder
Om du inte vet vem som ansvarar för din fråga kan du skicka e-post till uppsala.kommun@uppsala.se om du vill begära ut en handling.
Offentlig eller sekretessbelagd
Alla allmänna handlingar är offentliga, utom de som är sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Du har rätt att läsa alla offentliga handlingar. Offentlighetsprincipen är en del av tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar.
Läs om offentlighetsprincipen på regeringen.se
Handlingar registreras i ett diarium
Enligt svensk lag måste kommunen registrera allmänna handlingar som kommer till eller skapas hos kommunen. Registret kallas för diarium och är en förteckning över de ärenden och handlingar som kommunen hanterar. En del handlingar, till exempel ekonomihandlingar, hålls systematiskt ordnade utanför diariet.
Diariet ska visa
- datum när handlingen eller dokumentet kom in eller skapades
- diarienummer eller annan beteckning
- vem handlingen har kommit från
- en kort beskrivning vad dokumentet handlar om.
Lagar och riktlinjer som styr hanteringen
Offentlighets- och sekretesslagens regler om hur kommunen ska registrera och hantera allmänna handlingar kompletterar tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar.
Eftersom diariet kan innehålla uppgifter om enskilda personer så gäller också dataskyddsförordningen, GDPR .
Läs om hur kommunen hanterar personuppgifter
Avgifter vid kopiering och utlämnande av allmän handling
Kommunfullmäktige beslutade 25 januari 2010 att kommunens förvaltningar får ta ut avgifter vid kopiering eller avskrift av dokument (10 sidor eller fler) samt kopior på bild- och ljudupptagningar.
Avgifter
| Papperskopior/fax: | 10 sidor 50 kronor + 2 kronor per därefter följande sida |
| Avskrift: | 90 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme |
| Videoband: | 600 kronor per band |
| Ljudband: | 120 kronor per band |
Förvaltningarna får också ta ut ersättning för porto, om de beställda dokumenten väger mer än 20 gram, för eventuell postförskottsavgift eller bud.
Betalning kan ske via faktura eller kontant.
De kommunala bolagen rekommenderas att ta samma avgifter.
Plan- och byggnadsnämnden och stadsarkivet får bestämma egna avgifter.
Läs om stadsbyggnadsförvaltningens avgifter
Stadsarkivet tar ut avgifter för betygsutdrag och betygskopia
Läs ärendet i
kommunfullmäktige
Läs protokollet från
kommunfullmäktige
