Granskning av intern kontroll i lönehanteringsprocessen

Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att Uppsala kommun i stort har en tillfredsställande intern kontroll av lönehanteringen. Av granskningen framgår att det finns arbetssätt för att säkerställa en tillfredsställande intern kontroll i lönehanteringsprocessen men att det inom ett antal områden saknas dokumenterade och fastställda riktlinjer och rutiner.

Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen och nämnderna att:

• Ansvarsfördelningen mellan Löneservice och cheferna i kommunen rörande lönehanteringsprocessen dokumenteras i ett styrdokument. 
• Säkerställa att samtliga chefer attesterar utanordningslistan i enlighet med rutin. 
• Säkerställa att chefer kontrollerar att de uppgifter som inrapporterats i Asta i samband med anställning överensstämmer med de uppgifter som registreras i Heroma.
• Löneservice tar fram en rutinmall för verksamheternas lönerutiner för tidrapportering (inklusive tillägg och avdrag). I rutinmallen bör inkluderas rutiner för hur kontroll av att inrapporterad tid stämmer överens med faktisk arbetad tid. Rutinmallen kan sedan verksamheterna anpassa till varje enhets/verksamhets egna lönerutiner.
• Kommunövergripande internkontrollmoment avseende lönehanteringsprocessen inkluderas i internkontrollplanen samt att resultaten av kontrollerna återrapporteras till nämnderna.
• Ta fram en rutin för hur lönesättning av närstående ska hanteras.