Efter genomförd granskning bedömer vi att:
- Styrelsen för Uppsala Stadshus AB delvis har säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av bolagskoncernens fastigheter och VA.
- Styrelsen för Uppsala Vatten och Avfall AB ej har säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av bolagets VA-anläggningar och ledningsnät.
- Styrelsen för Uppsalahem AB i allt väsentligt har säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av bolagets fastigheter.
- Styrelsen för Uppsala Skolfastigheter AB delvis har säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av bolagens fastigheter.
Mot bakgrund av de iakttagelser vi gjort inom ramen för granskningen lämnar vi följande rekommendationer till respektive bolag.
Vi rekommenderar styrelsen för Uppsala Stadshus AB att:
- I sin årliga uppföljning tillse att uppföljning av underhållsbehov genomförs för att säkerställa kontroll över underhållsskulder i dotterbolagen. Detta är även av vikt i perioder av hög tillväxt.
- Genom sitt internkontrollarbete säkerställa att risker kopplade till bolagens arbete med fastighets- och/eller VA-underhåll fångas upp och bedöms.
- Undersöka behovet av ökad samordning kring underhållsprocesser i koncernen.
Vi rekommenderar styrelsen för Uppsala Vatten och Avfall AB att:
- Ge bolagets ledning i uppdrag att ta fram en övergripande drift-, underhåll och förnyelseplan (DUF-plan) samt fastställa ett datum för när en sådan plan ska vara framtagen.
- Säkerställa att ändamålsenliga systemstöd för underhållsinformation och underhållsplanering implementeras avseende bolagets samtliga delar.
- Tillse att ett forum för underhållsplanering tillskapas i syfte att öka samordning av underhållsinsatser inom och mellan bolagets avdelningar.
- Tillse att uppföljning av bolagets underhållskostnader blir möjligt genom ändamålsenligt system för dokumentering.
Vi rekommenderar styrelsen för Uppsalahem AB att:
- Försäkra sig om att regelbunden uppföljning av bolagets totala underhållsskuld samt fördelning mellan planerat och avhjälpande underhåll sker till styrelsen.
- Överväga uppföljning av i vilken utsträckning dokumenterad underhålls-process och investeringsprocess efterföljs exempelvis genom intern-kontrollplan.
Vi rekommenderar styrelsen för Uppsala Skolfastigheter AB att:
- Säkerställa att inlett arbete med att implementera nytt fastighetsförvaltnings-system slutförs, inklusive att i systemet dokumentera bolagets samlade under-hållsinformation.
- Säkerställa att underhållsplaner tas fram utifrån dokumenterad underhålls-information och att dessa omfattar samtliga bolagets fastigheter.
- Se över om debiterad underhållsschablon som del av hyra är tillräcklig för att täcka fastighetens faktiska underhållsbehov. Denna översyn kan med fördel göras i samråd med Uppsala kommun i egenskap av hyresgäst.
