Digitaliserad personinformation i trapphus

Varför:

Uppsalahem har över 4000 studentbostäder där omflyttningen är ungefär 50 procent under ett år. Detta innebär ett manuellt och mycket tidskrävande arbete för att byta namn i trapphusen, på lägenhetsdörrar, i postfack och trapphusregister. Ineffektiviteten och resursåtgången i arbetssättet låg därför bakom Uppsalahems behov om att hitta en bättre lösning för processen.

Vad:

För att förbättra arbetssättet inledde Uppsalahem ett pilotprojekt tillsammans med uppstartsbolaget Service Node. Företagets erbjuder en lösning för att digitalisera informationen i trapphus genom digital skyltning på samtliga ytor där personinformation återfinns. Boende kan genom lösningen enkelt skicka in ändringar vid flytt, ändrade familjeförhållanden eller andrahandsuthyrning via en e-tjänst i Uppsalahems boendeapp. Vilka sedan bekräftas och uppdateras omgående. Genom denna teknik hålls informationen tillförlitlig och försvinner inte vid exempelvis ett strömavbrott.

Hur:

Uppsalahem och Service Node påbörjade sitt samarbete genom Ignite Publics matchningsprocess. Snabbt startade ett pilotprojekt där tekniken installerades i två av trapphusen i Uppsalahems studentbostäder. Under testet var tekniken stabil och inga skyltar felade eller skadades.

Efter utvärdering av testperioden räknade Uppsalahem med att de sparade mellan 1000–2000 timmars arbetstid varje år med lösningen. Vilket är tid som kan läggas på att höja kvaliteten i andra delar av verksamheten. Lösningen spar även in på material i form av papper och utskrivna namnskyltar, liksom resor till och från fastigheterna. Därmed togs beslutet att införa lösningen brett i samtliga av Uppsalahems 4000 studentbostäder. En upphandling är genomförd och en ny samarbetspartner har påbörjat planeringsarbetet för införandet av tekniken.

Mer inspiration

Läs om fler initiativ