Lyhördhet och nya rutiner bakom bättre bygglovsprocess
Företagen i Uppsala upplever ett allt bättre företagsklimat och höjer betyget rejält för kommunens service. Enligt företagarna står kommunens bygglovsverksamhet för den största förbättringen.
Sveriges kommuner och regioner, SKR, mäter löpande kommunernas service i myndighetsärenden och företagsklimat. Undersökningen genomförs bland företag som haft ett ärende inom ett eller flera myndighetsområden. De får svara på frågor om service vad gäller information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. Den tydligaste förändringen i Uppsala har skett inom bygglovsverksamheten där nöjd kund-index ökat till 68 från 60 (2022).
– Jag hade ett bra möte med bygglovsenheten där jag fick snabbt svar på mina frågor, det hjälpte mig mycket i planeringen av vår första fastighet i Fullerö. Återkopplingen var mycket snabb, fem minuter efter att jag mejlat frågor blev jag uppringd. Det har jag inte upplevt i min kontakt med andra kommuner, säger Stefan Ekström, utvecklingschef, Logidev.
– Vi har regelbundet möten med Uppsalas bygglovsenhet för att följa upp våra pågående och planerade projekt. Detta medför att vi tidigt i processerna förstår förutsättningarna och kan inkomma med korrekta underlag, säger Daniel Gilheim, Facility Management, Cytiva.
Snabbare svar
Under 2022 ökade företagens helhetsbetyg på Uppsala kommun från 73 till 75 av 100 möjliga. Snittet i Sverige ökade från 74 till 75. Över betyg 70 klassas som högt av SKR i sin redovisning Öppna jämförelser Företagsklimat. I april 2024 släpper SKR en ny mätning.
– Det är viktigt att bygglovshanteringen har en sådan smidig process som möjligt för Uppsalas fortsatt starka utveckling, och jag är glad att se att företagarna upplever förbättringen, säger Andreas Thoor, områdeschef bygglov, Uppsala kommun.
Ständigt förbättringsarbete
Förbättringsarbetet inom bygglov började med att man lyssnade in företag och privatpersoner som gjort en bygglovsansökan. Därefter startade ett kraftfullt och kontinuerligt arbete att effektivisera bygglovsprocessen och öka servicen.
– Vi har lyssnat in de vi är till för och dragit viktiga lärdomar, finslipat våra rutiner, gått utbildningar i kommunikation och bemötande, haft workshops där vi lärt av varandra och förbättrat arbetsmiljön. Vi har även byggt upp ett särskilt kontaktcenter för bygglov som har ökat tillgången till rådgivning och lett till snabbare svar på frågor, säger Andreas Thoor.
Att följa upp genomförda bygglovsprocesser och att dra viktiga lärdomar är numera rutin.
– Varje handläggare ansvarar för att lyssna in företag och privatpersoner efter avslutad bygglovsprocess och tar med sig åsikter och idéer in i vårt löpande förbättringsarbete.
Tydligare och snabbare
Andreas Thoor sammanfattar bygglovsenhetens förbättring med två ord: tydligare och snabbare. Grundinställning på bygglovsenheten är att kunna säga ja till en bygglovsansökan. Enligt en ny rutin börjar alltid handläggaren med att ringa upp den som sökt bygglov och berättar om sin roll som personlig kontakt. Det skapar tillit och minskar missförstånd.
– Snabba och tydliga beslut är viktigt för företag som söker ett bygglov. I vissa fall är det faktiskt mer uppskattat med ett snabbt och tydligt nej än ett luddigt och långsamt ja. Det faktum att vi har bättre rutiner idag, och snabbt återkopplar om vi stöter på patrull i ett ärende, har den som ansökt större möjligt att justera sin ansökan, säger Andreas Thoor.
Bemötande och kommunikation
Löftet är att ge svar på en bygglovsansökan inom 10 veckor. I snitt tar det numera endast 3,5 vecka. Förutom finslipning av rutiner hänger förbättringarna ihop med bättre bemötande. Medarbetarna har utbildat sig i företagarnas villkor för att vara en bättre samarbetspartner. Joakim Käppe, handläggare på bygglov sedan 2015 lyfter tre saker som han ser förbättrat bygglovsprocessen:
- En digital guide som gör det lättare för den som söker bygglov att skicka in rätt handlingar.
- En e-tjänst där den som söker bygglov kan följa sitt bygglovsärende genom hela processen.
- En kurs i kommunikation och bemötande som alla handläggare gått.
– Det är roligt att vägleda och lotsa alla som söker bygglov i ett relativt snårigt ramverk som plan- och bygglagen faktiskt är. Utbildningen gav oss handläggare samsyn och förståelse kring vad som skapar missförstånd och ett gemensamt sätt att uttrycka oss på, säger Joakim.
Löpande utvecklingsarbete
Att arbeta med företagsklimatet är ett löpande utvecklingsarbete och nöjd kund-index är en värdefull indikator på hur bra kommunen möter företagarnas förväntan och behov.
– Vi ska vara en bra affärspart till våra företagare och skapa goda förutsättningar för att driva företag här. Vi är mycket tacksamma över att företagen svarar på enkäter som tydliggör både våra styrkor och svagheter och var vi därmed behöver stärka vårt arbete, säger Charlotte Skott, näringslivsdirektör Uppsala kommun.
Artikelserie under våren
Det här är artikel fyra i en artikelserie om arbetet som görs inom olika områden för ett bättre företagsklimat i Uppsala. Under våren 2024 fördjupar vi oss i sex myndighetsområden för att ge dig en inblick i hur arbetet kontinuerligt utvecklas: bygglov, brandskydd, markupplåtelse, miljö- och hälsoskydd, livsmedelskontroll, serveringstillstånd och upphandling.